Administratief Medewerker Inkoop

Functie: Administratief Medewerker Inkoop
Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse zodat inzicht ontstaat in doelmatigheid en rechtmatigheid van inkopen.

Belangrijkste werkzaamheden

In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team;
Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

Werkwijze en besluitvorming
Je handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise vraagt, wordt de Inkoopadviseur betrokken. Je signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.OrganisatieWerken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal.
Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen.
Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen

… lees de volledige omschrijving bij 1UPPLY.