Trainee Informatiebeheer & Digitale Archivering (Traineeship DIV)

In het kort: Je gaat als trainee meewerken in het informatiebeheer, kwaliteitssystemen en DIV-handboeken ontwikkelen en actualiseren, en digitale archivering verbeteren zodat informatie duurzaam, toegankelijk en volgens wet- en regelgeving wordt beheerd.

Organisatie Werken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe. Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren. Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega’s bij je. Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega’s. En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken. Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan onze Promotiefilm.

Opdracht Als trainee maak je kennis met alle facetten van informatiebeheer. Je werkt mee in de dagelijkse werkzaamheden (o.a. post- en email registratie, interne archiefvragen), mail van het DIV-team en krijgt de ruimte om ervaring op te doen in zowel de dagelijkse praktijk als in organisatiebrede verbeterprojecten. De trainee maakt gedurende de opdracht integraal onderdeel uit van het team DIV en voert werkzaamheden uit onder begeleiding van ervaren collega’s binnen de geldende processen, werkwijzen en kwaliteitsafspraken van de gemeente.

Gedurende het traineeship staan drie belangrijke opdrachten centraal.

Opdracht 1: Implementeren van het kwaliteitssysteem Als medewerker draag je bij aan de implementatie van het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Je verdiept je in het handboek kwaliteitssysteem en werkt samen met collega’s van DIV aan de afronding en vaststelling van het handboek. Vervolgens richt je i.s.m. collega DIV de benodigde kwaliteitscontroles in, zodat processen structureel kunnen worden gemonitord en verbeterd. Hierbij lever je een actieve bijdrage aan het borgen van kwaliteit, uniformiteit en naleving van afspraken binnen de organisatie.

Resultaat:

• Het kwaliteitssysteem is vastgesteld, geïmplementeerd en organisatiebreed geborgd.
• DIV-processen zijn beschreven, gestandaardiseerd en opgenomen in het kwaliteitssysteem.
• Kwaliteitscontroles zijn ingericht, waardoor naleving en verbeterpunten structureel worden gemonitord.
• Medewerkers werken volgens uniforme werkwijzen en kwaliteitsafspraken.
• De kwaliteit van dienstverlening en informatiehuishouding is aantoonbaar verbeterd.
• De organisatie voldoet beter aan relevante wet- en regelgeving en interne kwaliteitsnormen.
• Er is een basis gelegd voor continue verbetering en kwaliteitsbewust werken.

Opdracht 2: Opstellen en actualiseren van DIV-handboeken
Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en actualiseren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies. Hierbij zorg je ervoor dat de documentatie aansluit bij actuele wet- en regelgeving, organisatiebeleid en werkprocessen. Je stemt wijzigingen af met betrokken collega’s en draagt zorg voor een heldere, uniforme en toegankelijke vastlegging van afspraken. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit, transparantie en continuïteit van de dienstverlening.

Resultaat:

• Actuele en vastgestelde DIV-handboeken, procedures en werkinstructies.
• Uniforme en efficiënte werkwijzen binnen DIV.
• Verbeterde kennisborging en continuïteit door heldere procesdocumentatie.
• Een hogere kwaliteit van de informatiehuishouding door actuele en betrouwbare werkinstructies.
• Structureel beheer van handboeken en procedures, met tijdige actualisaties.
• Betere naleving van wet- en regelgeving en interne kwaliteitsafspraken.

… lees de volledige omschrijving bij OverheidZZP.