Interim directie secretaresse

Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van de bestuurder en zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning soepel en professioneel verloopt. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat de bestuurder zich kan richten op de inhoud en de organisatie.

Je beheert een dynamische agenda, bewaakt afspraken en prioriteiten en onderhoudt contact met verschillende interne en externe partijen. Daarbij heb je regelmatig contact met onder andere gemeenten, waardoor het belangrijk is dat je gemakkelijk schakelt op verschillende niveaus en professioneel communiceert.

Daarnaast speel je een belangrijke rol rondom de overleggen van het managementteam. Je zorgt voor een goede voorbereiding, stelt de benodigde stukken samen, notuleert tijdens de vergaderingen en bewaakt de acties en gemaakte afspraken.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• complex agenda- en afsprakenbeheer voor de bestuurder;
• ondersteunen en ontzorgen van de bestuurder in de dagelijkse werkzaamheden;
• onderhouden van contacten met interne en externe relaties, waaronder gemeenten;
• voorbereiden, organiseren en notuleren van MT-overleggen;
• bewaken en opvolgen van acties en afspraken vanuit het MT;
• verzorgen en coördineren van correspondentie;
• behandelen, prioriteren en waar nodig opvolgen van e-mail;
• signaleren van zaken die aandacht vragen en hier proactief op anticiperen.

Wie ben jij

Je bent een ervaren directiesecretaresse die begrijpt wat het betekent om dicht bij een bestuurder te werken. Je hoeft niet bij iedere stap verteld te worden wat er moet gebeuren: je kijkt vooruit, stelt prioriteiten en voelt goed aan wat op welk moment aandacht nodig heeft.

Omdat je veel schakelt met zowel interne collega's als externe partijen, waaronder gemeenten, ben je communicatief sterk en representatief. Je weet je gemakkelijk aan te passen aan je gesprekspartner en gaat vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• je hebt relevante ervaring als Directiesecretaresse, Bestuurssecretaresse, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• je hebt ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer;
• je bent sterk in organiseren, plannen en prioriteren;
• je hebt ervaring met het voorbereiden en notuleren van MT- of directieoverleggen;
• je communiceert uitstekend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent zelfstandig, proactief en weet de bestuurder daadwerkelijk te ontzorgen;
• je bent zorgvuldig en discreet en voelt bestuurlijke en organisatorische verhoudingen goed aan;
• je houdt ook bij ad-hocverzoeken en wisselende prioriteiten het overzicht.

Wat je krijgt

Het betreft een tijdelijke interim-opdracht voor een ervaren professional die op korte termijn kan starten.

• 24 tot 28 uur per week op locatie
• een uurtarief tot maximaal €65,-, inclusief reiskosten en exclusief btw;
• een tijdelijke opdracht binnen een maatschappelijk betrokken organisatie;
• een zelfstandige rol met veel verantwoordelijkheid en direct contact met de bestuurder;
• een opdracht waarin je nauw samenwerkt met zowel interne als externe stakeholders.

Over de organisatie

Onze opdrachtgever is een maatschappelijk betrokken woningcorporatie in Noord-Holland. De organisatie zet zich dagelijks in voor goed, betaalbaar en duurzaam wonen en heeft een belangrijke rol binnen de volkshuisvesting in de regio. Daarbij wordt intensief samengewerkt met onder andere gemeenten, huurdersorganisaties en maatschappelijke partners.

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.