SPOED Managementassistent

Voor onze directe eindklant SURF, waar wij middels een gewonnen aanbesteding preferred supplier zijn, zoeken wij met spoed een Managementassistent Let op: Wij ontvangen graag geschikte kandidaten vóór woensdagmiddag 11 november 14.00 uur. Het programma Aanmelden, Inschrijven en Intekenen (AII) heeft op korte termijn dringend behoefte aan ondersteuning. AII maakt deel uit van het programma Npuls en richt zich op het verbeteren en vernieuwen van processen rondom aanmelden, inschrijven en intekenen binnen het onderwijs. De managementassistent ondersteunt het team bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, communicatie en administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen.

De sfeer binnen het team is zeer goed. In de samenwerking is er een belangrijke rol weggelegd voor de PMO-medewerker, met wie de managementassistent nauw optrekt. De PMO-medewerker is relatief nieuw in het team, werkt rustig en houdt goed het overzicht. Naast de algemene secretariële, organisatorische en administratieve ondersteunende werkzaamheden zijn er drie belangrijke kerntaken: 1. Complex agendabeheer en afsprakenplanning Het organiseren en plannen van complexe afspraken met meerdere deelnemers vanuit verschillende organisaties en met uiteenlopende achtergronden. Dit vraagt om een goede afstemming, flexibiliteit, overzicht en een proactieve aanpak. 2. Beheer van het uitgebreide relatienetwerk Het zorgvuldig beheren en actueel houden van het netwerk van contactpersonen binnen de betrokken instellingen en organisaties.

Omdat contactpersonen regelmatig wisselen, is het belangrijk dat wijzigingen tijdig en nauwkeurig in het systeem worden verwerkt. De managementassistent werkt hierin nauw samen met de PMO-medewerker. 3. Voorbereiding en verslaglegging van het wekelijkse overleg