Project- en programmasecretaris ral zuidwest

Opdracht
De provincies Zeeland en Zuid-Holland werken binnen de Regionale Aanpak Laadinfrastructuur (RAL Zuidwest) samen met gemeenten, netbeheerders en andere partners aan de verdere ontwikkeling en uitrol van publieke laadinfrastructuur. Binnen het programma wordt gewerkt aan verschillende opgaven op het gebied van personenvervoer, logistiek, bouw, data en communicatie. Het kernteam bestaat uit circa 18 professionals die gezamenlijk werken aan de verduurzaming van mobiliteit in Zuidwest-Nederland.
Voor de ondersteuning van het programma zijn wij op zoek naar een project- en programmasecretaris die zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit binnen het kernteam.
De project- en programmasecretaris vormt de organisatorische spil van het programma en ondersteunt de programmacoördinator, projectleiders en adviseurs bij de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat overleggen goed worden voorbereid, acties worden opgevolgd en planningen actueel blijven. Daarnaast ondersteun je bij de voorbereiding van bestuurlijke en ambtelijke overleggen en draag je bij aan een professionele en efficiënte projectorganisatie.

Je bent in staat om zelfstandig werkzaamheden op te pakken, prioriteiten te stellen en overzicht te houden binnen een dynamische omgeving waarin verschillende projecten, stakeholders en belangen samenkomen. Je signaleert knelpunten in de uitvoering en draagt actief bij aan oplossingen die de samenwerking en voortgang bevorderen.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• organiseren, plannen en voorbereiden van overleggen, werksessies en bijeenkomsten;
• opstellen van agenda's, actielijsten en verslagen;
• bewaken van acties, afspraken, deadlines en planningen;
• ondersteunen bij de voorbereiding van bestuurlijke en ambtelijke overleggen;
• ondersteunen bij administratieve, financiële en inkoop gerelateerde processen;
• ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van voortgangsrapportages, planningen en andere projectdocumentatie;
• onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders over organisatorische en procesmatige vraagstukken;
• signaleren van verbeterkansen binnen de project- en programmaorganisatie.

De opdracht wordt uitgevoerd binnen het team Energie & Klimaat van de Provincie Zeeland. Standplaats is Middelburg. De werkzaamheden vinden hybride plaats, waarbij ook inzet op locaties binnen de regio, waaronder Den Haag, kan worden gevraagd.

Competenties

• Plannen en organiseren;
• Proactief handelen;
• Nauwkeurigheid;
• Organisatiesensitiviteit;
• Samenwerken.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.