Portfolio ondersteuner

Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4
Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio
Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen
de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de
Leidse regio succesvol worden uitgevoerd.
Specifiek deze opdracht:
De Portfolio Ondersteuner assisteert de PPM bij zijn werkzaamheden. Deels zijn dit
activiteiten om een helder en compleet beeld van alle projecten in de portfolio te krijgen
en te houden, en deels zijn dit activiteiten op het vlak van financiën zoals het
organiseren en uitvoeren van de doorbelasting van projectposten aan de
opdrachtgevers. Vanwege deze financiële taken en de samenwerking die daarbij
plaatsvindt met de afdeling Financiën, is kennis van en handson ervaring met financiële
processen en werkzaamheden vereist. Omdat de rol van Portfolio Ondersteuner niet de
hele periode 32 uur in de week vergt, zal de kandidaat ook als Projectondersteuner
(PMO) ingezet worden. De verdeling tussen beide rollen wordt in overleg bepaald.
Wat ga je dan doen?
In de rol van Portfolio Ondersteuner:

• Maken van periodieke (financiële) portfolio rapportages;
• Coördineren van de aanmaak en vervallen van items in het tijdschrijf- en financiële systeem;
• Checken van de actualiteit van de projectregistraties en het opvolgen hiervan.
• Mede opstellen en coördineren van de doorbelasting van de projecten aan opdrachtgevers en toezien op tijdige afhandeling hiervan;
• Ondersteunen in algemene zin van de project portfolio manager en de teammanager PIV.

In de rol van Projectondersteuner (PMO):

• Bijwerken van (financiële) planning;
• Beheren van de integrale projectplanning (in gebruikte planningssoftware);
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue- en risk logs, RFC’s (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures;
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers;
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën);

6

• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar projectleden en overige stakeholders;
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers;
• Assisteren van projectmanager bij het structureren van projecten.

2 De Overeenkomst
De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 12 maanden, 32 uur per week, met optie
tot verlenging van maximaal 36 maanden. De aanvangsdatum van de overeenkomst is
op 1 oktober 2026
De overeengekomen tarieven staan vast en zijn onveranderlijk tot 1 oktober 2027.
Opdrachtnemer is gerechtigd vanaf 2 oktober 2027 éénmaal per jaar de tarieven aan te
passen aan de hand van ten hoogste het CBS prijsindexcijfer cao-lonen, contractuele
loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020=100), Bedrijfstak/Branch M-N Zakelijke
Dienstverlening, cao-sector particuliere bedrijven en indexcijfers cao-lonen per uur
inclusief bijzondere beloningen, waarbij telkens het gepubliceerde jaarmutatiecijfer
(percentage) wordt gehanteerd van het voorafgaande kalenderjaar (ontwikkeling ten
opzichte van een jaar eerder).
Het indexeringsvoorstel en de daarbij horende motivatie dient uiterlijk één maand na de
hierboven genoemde jaarlijkse indexeringsdatum aangeleverd te zijn bij .

Na controle van het indexeringsvoorstel door Opdrachtgever, levert Opdrachtnemer een aangepaste versie van het Prijzenblad aan. Indien de indexcijfers nog niet definitief zijn vastgesteld, worden de voorlopige cijfers gehanteerd. Er vindt geen verrekening achteraf plaats.

… lees de volledige omschrijving bij MiPublic.