Tenderspecialist

zzp: Ja
Locatie: De Meern, Rijnzathe 10, Utrecht
Looptijd van de opdracht: 4 maanden met mogelijkheid tot verlenging
Motivatie verplicht

Doel functie
De Tenderspecialist heeft een duale taak: hij coördineert het projectmanagement van binnengekomen tenders en handelt tijdig de administratieve taken af voor het indienen van tenders en tenderlikes. Hij monitort tenderpublicaties en stelt een stappenplan op om tijdig alle nodige documenten in te dienen. Daarbij wijst hij taken aan collega’s toe en is hij verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde tenderdeadlines. Daarnaast is de tenderspecialist verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangeleverde stukken ten behoeve van de tender, het verzamelen van alle noodzakelijke administratieve documenten en het schrijven en redigeren van algemene stukken in de tender. De Tenderspecialist werkt nauw samen met Sales, Category Management, Contract & Pricing, Legal en Sourcing, en rapporteert aan de Tendermanager.

Plaats in de organisatie en positie van de functie
Afdeling: Sales, Institutioneel
Rapportagelijn: Tendermanager
Aantal direct reports: n.v.t.
Samenwerking multidisciplinaire teams: Benelux en altijd
Niveau stakeholdermanagement: operationeel MT
Budgetverantwoordelijk: Nee

Functieprofiel

Wat doe ik?
Kerntaken

• Monitoren van tenderplatformen op interessante tenderlikes en verzamelen van documenten in de juiste mappen.
• Organiseren en voorbereiden van benodigde multidisciplinaire tendermeetings, zoals go/no-go, kick-off en voortgangsmeetings.
• Verzamelen van noodzakelijke administratieve documenten, zoals UEA, certificaten en bewijzen.
• Opzet maken voor taken en verantwoordelijkheden, inclusief deadlines, van interne stakeholders en verantwoordelijk zijn voor de communicatie en opvolging hiervan.
• Contact onderhouden met Legal voor contractuele bijzonderheden en met Pricing voor prijsafspraken ten behoeve van de tender.
• Optreden als sparringpartner en interne stakeholders uitdagen om out-of-the-box te denken en commerciële kansen te zien en te benutten.
• Indienen van vragen en delen van antwoorden met betrokken interne stakeholders.
• Verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van alle tenderstukken.
• Zorgdragen voor de correcte archivering en rapportage van de ingediende tenders.
• Verantwoordelijk voor het opsturen van verplichte documenten na gunning van de tender.
• Zorgdragen voor ondersteuning bij de administratieve afhandeling na gunning van de tender.
• Bijhouden en aanvullen van de tenderpipeline.
• Schrijven en redigeren van algemene stukken en standaarddocumenten van de tender.
• Screenen, controleren en verbeteren van de aangeleverde stukken van interne stakeholders op basis van de gestelde eisen.
• Uitwerken en up-to-date houden van een kennisdatabank met processen, werkinstructies en richtlijnen voor tenders.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor oplossingen ten behoeve van het tenderproces.
• Signaleren van commerciële kansen, gevaren en verbeterinitiatieven.

Bevoegdheden
Delegeren van taken aan interne stakeholders.

Wat levert het op?
Resultaatsgebieden/resultaten

Proces:

• Behalen van gestelde deadlines.
• Procesdoorlooptijd.

Medewerkers/klant:

• CSAT.
• Naamsbekendheid van Mediq.
• Interne zichtbaarheid.

KPI’s:

• NS Tenders.
• Winratio tenders.

Innovatie (indien van toepassing):

• Aantal verbeterende of vernieuwde tenderproposities.

Wat heb ik nodig?

Competenties

• Caring Heart.
• Customer Drive.
• Champion Spirit.
• Stressbestendig.
• Prioriteren.
• Delegeren.
• Stakeholdermanagement.
• Gestructureerd.
• Accuraat.
• Analytisch vermogen.
• Proactief.
• Overtuigingskracht.

Functie-eisen

• Opleidingsniveau: hbo werk- en denkniveau.
• Aantal jaar werkervaring: minimaal 2 jaar in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede beheersing van de Engelse en/of Franse taal in woord en geschrift is een pré.

Specifieke kennis- en vaardigheden

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.