Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt

Opdrachtomschrijving

Voor het Regio Zwolle Bureau – Economie en Arbeidsmarkt zoekt Regio Zwolle een ervaren programmasecretaris. Je neemt tijdelijk de werkzaamheden over van de huidige programmasecretaris, die afwezig is. Je ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij de sturing op beide opgaven voor 32 uur per week.

Je houdt overzicht over voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten. Samen met de programmamanagers bereid je ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaak je de samenhang tussen verschillende overleggen en besluitvormingsmomenten. Je signaleert tijdig ontbrekende informatie, achterblijvende acties, afhankelijkheden en situaties waarin aanvullende afstemming of besluitvorming nodig is.

Je coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten en zorgt dat bijdragen van collega’s en partners tijdig beschikbaar zijn. Ook bewaak je de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseer je waar nodig gezamenlijke afstemming. Binnen Arbeidsmarkt is programmaondersteuning beschikbaar voor praktische en administratieve werkzaamheden. Binnen Economie pak je, waar nodig, ook organisatorische werkzaamheden op om de continuïteit te waarborgen. Aan het einde van de opdracht zorg je voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren programmasecretaris die meer doet dan overleggen organiseren en acties bijhouden. Je overziet wat nodig is om de opgaven bestuurbaar te houden, bewaakt de samenhang en ondersteunt de programmamanagers bij voortgang, sturing en besluitvorming. Je werkt zorgvuldig, signaleert knelpunten tijdig en weet relevante informatie en signalen vanuit collega’s en partners op de juiste plek te krijgen.

Je kunt nauw samenwerken met programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling. Je richt je primair op de kwaliteit van de sturing en besluitvorming, maar pakt binnen Economie ook organisatorische werkzaamheden op wanneer dat nodig is. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de opgaven blijft bij de programmamanagers.

Eisen

• Het uurtarief is maximaal € 100,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten
• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau is vereist
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie is vereist
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een programma- of opgavemanager bij voortgang, voorbereiding van besluitvorming en/of het organiseren van de benodigde informatie is vereist
• Aantoonbare werkervaring met ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of samenwerkingsverband is vereist

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als zelfstandig programmasecretaris of in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijk complexe publieke omgeving
• Aantoonbare werkervaring met regionale of interbestuurlijke samenwerking waarin meerdere gemeenten, provincies en andere partners samenwerken
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken van voortgang, planning, afspraken en afhankelijkheden binnen een programma, opgave of vergelijkbare complexe werkomgeving
• Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met regionale economie en/of arbeidsmarkt
• De kandidaat is gedurende de gevraagde periode gemiddeld 32 uur per week beschikbaar
• Aantoonbare werkervaring met voortgangsbewaking, rapportages en P&C binnen programma’s of opgaven

Competenties

• De programmasecretaris werkt zelfstandig
• De programmasecretaris brengt snel structuur en overzicht aan
• De programmasecretaris kan hoofd- en bijzaken goed onderscheiden
• De functie vraagt politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• De functie vraagt het vermogen om te schakelen tussen verschillende onderwerpen, gremia en belangen
• De secretaris signaleert tijdig wanneer informatie, actie of besluitvorming nodig is

… lees de volledige omschrijving bij De Transparante Broker.