Programmasecretaris

Korte omschrijving

Voor de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding wordt een Programmasecretaris gezocht voor drie samenhangende digitaliserings- en informatiehuishoudingsprogramma’s. De kandidaat ondersteunt programmamanagers bij de dagelijkse aansturing, governance, planning, rapportage en stakeholdercoördinatie. De rol bevindt zich in een complexe bestuurlijke omgeving met veel interne en externe stakeholders binnen de overheid. Je bent de rechterhand van de programmamanagers en verantwoordelijk voor een goed georganiseerd programmabeheer.

Generieke omschrijving

Als Programmasecretaris werk je binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Je ondersteunt meerdere programma’s gericht op informatiehuishouding, digitale innovatie en documentmanagement binnen de rijksoverheid. Je zorgt voor een goede inrichting van processen, planning, governance, dossiervorming en informatievoorziening. Daarnaast organiseer en begeleid je overleggen, bewaak je acties, risico’s en afhankelijkheden en ondersteun je bij rapportages en besluitvorming. Je schakelt dagelijks met programmamanagers, projectleiders, PMO-collega’s en diverse stakeholders binnen en buiten de overheid. De functie vraagt om sterke organisatorische vaardigheden, politiek-bestuurlijke sensitiviteit en ervaring binnen complexe programmaomgevingen.

Eisen & wensen

Eisen (knock-out)

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring en kennis van IT- of digitaliseringstrajecten.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar binnen programmaorganisaties in een coördinerende rol als programmasecretaris.
• Minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdermanagement.
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een ICT-gerelateerde omgeving.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het inrichten van governancestructuren.

Functiewensen (gunningscriteria)

• Aantoonbare ervaring en/of affiniteit met ICT- en digitaliseringstrajecten.
• Ervaring in een (senior) coördinerende rol binnen programmaorganisaties.
• Ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.
• Competenties:
  • Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
  • Schriftelijke en mondelinge communicatie.
  • Structureren, plannen en organiseren.
  • Stakeholdermanagement.
  • Netwerken en relatiebeheer.
  • Proactief handelen.
  • Accuraat werken.
  • Stressbestendigheid.
  • Flexibiliteit.

Bedrijfsprofiel

De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RIO) ondersteunt de rijksoverheid bij het verbeteren van informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling. De opdracht valt binnen de unit Innovatie & Vernieuwing, afdeling Projecten & Programma’s. Hier worden programma’s uitgevoerd die bijdragen aan duurzame digitale dienstverlening, documentmanagement en archivering binnen de overheid. De omgeving kenmerkt zich door een sterke bestuurlijke context, samenwerking tussen departementen en complexe stakeholdernetwerken.

Taken & Verantwoordelijkheden

• Inrichten, beheren en onderhouden van project- en programmaomgevingen.
• Opstellen en actualiseren van roadmaps, werkpakketten en planningen.
• Bewaken van projecthygiëne, documentbeheer en informatiestromen.
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en werksessies.
• Vastleggen en opvolgen van acties, besluiten en afspraken.
• Bijhouden van issue-, risico- en actielijsten.
• Monitoren van mijlpalen, voortgang en afwijkingen.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiële overzichten en managementinformatie.
• Ondersteunen bij presentaties, communicatie-uitingen en besluitvormingsdocumenten.
• Bewaken van budgetten en ondersteunen bij inkoop- en inhuurprocessen.
• Administratief beheren van contracten en leveranciersafspraken.
• Ondersteunen van stakeholdermanagement en communicatie.
• Fungeren als operationeel aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Adviseren over procesverbeteringen, governance en programmabeheer.
• Ondersteunen bij het opzetten van governance-structuren en governanceplannen.
• Verantwoordelijk voor dossiervorming en ondersteuning bij actieve openbaarmaking.
• Samenwerken met andere PMO’s binnen en buiten de programma’s.

Programma’s:

• Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc.
• Eén standaard voor documentmanagement.
• Digitale Archief Bewerking.

Solliciteer