Programmasecretaris

Opdrachtgever
Je gaat aan de slag binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie &
Vernieuwing. Deze unit richt zich op projecten en programma’s op het gebied van
informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid.
Als Programmasecretaris werk je binnen complexe programmaomgevingen met meerdere
stakeholders, bestuurlijke belangen en afhankelijkheden. Je bent een belangrijke schakel tussen
projectteams, programmamanagement en betrokken stakeholders, zowel binnen als buiten de
organisatie. Je zorgt ervoor dat de operationele uitvoering van de programma’s soepel verloopt en
dat alle benodigde producten tijdig en kwalitatief goed worden opgeleverd.

Kernverantwoordelijkheden
Als Programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse PMO-ondersteuning van de
drie programma’s. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders, een PMO-er en
andere betrokkenen om de administratieve, coördinerende en ondersteunende taken uit te voeren.
1. Ondersteuning bij inrichting en opstart

• Het opzetten, bijhouden en beheren van de dagelijkse infrastructuur van het project inclusief structuur, toegang en documentbeheer.
• Het ondersteunen bij de inrichting van programma- en projectprocessen, zoals het opstellen en actualiseren van roadmaps, mijlpalenplanningen en werkpakketten.
• Het borging van projecthygiëne: je zorgt voor een gestroomlijnde informatiestroom, duidelijke afspraken en een overzichtelijke documentatie én dat deze in de juiste systemen landt.

2. Coördinatie en uitvoering

• Het organiseren en bijwonen van projectvergaderingen, pressure cooker sessies en overleggen met interne en externe stakeholders.
• Het beheren van agenda’s, het opvolgen en vastleggen van acties en afspraken en het zorgt voor een tijdige en accurate verslaglegging.
• Het opzetten en bijhouden van issue- en risklogs, inclusief het signaleren van knelpunten en het doorgeven hiervan aan de programmamanager.
• Het bewaken van de (mijlpalen)planning en het signaleren van vertragingen of afwijkingen.

3. Rapportage en informatievoorziening

• Het opstellen en actualiseren van voortgangsrapportages, financiële overzichten en andere verslagen voor interne en externe stakeholders.
• Het ondersteunen bij de voorbereiding van presentaties, communicatie-uitingen en andere documenten.
• Het verzamelen, selecteren en beschikbaar stellen van relevante informatie voor besluitvorming.

4. Financieel en contractueel beheer

• Het bewaken van het projectbudget en het ondersteunen bij de inkoop en inhuur van externe partijen.
• Het administratief beheer van contracten en afspraken met leveranciers of andere betrokkenen.

5. Stakeholdermanagement en communicatie

• Het ondersteunen bij stakeholdermanagement, zoals het bijhouden van contactgegevens, het organiseren van overleggen en het verzorgen van communicatie.
• Het fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen over praktische en operationele zaken binnen de programma’s.
• Het meedenken en meeschakelen op inhoudelijk vlak, waar nodig, en het adviseren van projectmedewerkers (bv. over scope, projectdoelen of procesverbeteringen).

6. Dossiervorming en compliance

Het opbouwen en onderhouden van dossiers voor de programma’s, inclusief documentatie en verslaglegging.

Specifieke taken uit de opdrachtomschrijving
Naast de algemene verantwoordelijkheden omvat je rol ook de volgende specifieke taken:

• Je bent een belangrijke spil in de programmavoering en fungeert als rechterhand van de programmamanagers.
• Je ondersteunt bij het inrichten van de programma governance, zoals het opstellen van een governanceplan.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan programmamanagers en projectmedewerkers, bijvoorbeeld over procesverbeteringen of knelpunten.
• Je ondersteunt bij stakeholdermanagement, zoals het organiseren van overleggen en het bijhouden van contacten.

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.