Programmasecretaris Powerport

Programmasecretaris Powerport

Context

Het kan jou als overheidsprofessional bijna niet ontgaan zijn: landelijk was er volop nieuws over de toekomst van het dorp Moerdijk. Het rijk zoekt – samen met provincie, waterschap en gemeenten via de zogenaamde ontwerptafel Powerport – al jaren naar ruimte voor de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie. Recent heeft het Rijk haar besluit over een voorkeurscenario uitgesteld.

Voor de komende periode wordt daarom gezocht naar een programmasecretaris. Door de dynamiek en complexiteit van het programma is behoefte aan een stevige programmasecretaris die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, de stukkenstroom coördineert en bewaakt dat afspraken en besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zo draagt de programmasecretaris eraan bij dat het programma niet alleen wordt ontwikkeld, maar ook succesvol wordt gerealiseerd.

Opdracht

Als programmasecretaris ben je de spil in de gemeentelijke organisatie van het programma Powerport. Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft. Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.

Je werkt in een tandem met de programmamanager. De programmamanager stuurt het programma integraal aan; jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging, en houdt het programma “op de rails”. Je bent iemand die meedenkt, (mee)schrijft waar dat helpt en dingen voor elkaar krijgt.

Taken

• Je helpt de programmamanager met de voorbereiding van de agenda’s en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en (waar nodig) programmalijnen. Je haalt input op bij de juiste mensen, zet besluitpunten en dilemma’s scherp neer.
• Je verzorgt verslaglegging van overleggen (stuurgroep en waar nodig programmalijnoverleggen). Je maakt en beheert actie- en besluitenlijsten. Je legt afspraken vast, bewaakt deadlines en kritieke paden en jaagt opvolging actief aan.
• Je helpt sessies en momenten in het programma organiseren, waaronder ook (samen met communicatie/participatie en de betrokken inhoudelijke rollen) bijeenkomsten en contactmomenten met inwoners. Je regelt de praktische en procesmatige kant.
• Je ondersteunt de programmalijnen procesmatig: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden. Je bewaakt daarbij dat eigenaarschap bij de inhoudelijke trekkers blijft, maar dat producten wél op tijd en in de juiste vorm worden opgeleverd.
• Samen met de programmaondersteuner beheer je de centrale mailbox(en) van het programma en triageert binnenkomende signalen en vragen. Je zet ze uit bij de juiste collega’s, bewaakt dat er opvolging komt.
• Je draagt zorg voor een navolgbaar programmadossier (in het zaaksysteem en in de Teams-omgeving): stukken zijn vindbaar, versiebeheer is helder en besluiten/onderbouwingen traceerbaar, passend bij de bestuurlijke gevoeligheid en opvolging van de WOO-vragen die we krijgen.

Waar je terecht komt
Je werkt binnen het programma Powerport bij de gemeente Moerdijk. Je standplaats is het gemeentehuis in Zevenbergen. Je bent onderdeel van het programmateam en werkt dagelijks samen met de programmamanager en de anderen kernrollen in het programmateam (strategie intern/extern, juridisch, communicatie/participatie, financieel, programmalijncoördinatoren).

Profiel

We zoeken een programmasecretaris met een aantal jaar werkervaring (2–5 jaar) die energie krijgt van het bouwen aan een programmaorganisatie in een politiek-bestuurlijke omgeving.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.