Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Rol

Je voert werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) ten behoeve van het project Gelderse Poort.

Kerntaken

• Inventariseren en inrichten van het projectarchief: inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief op basis van kaderdocumenten.
• Werkwijze DIM: opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijzedocument voor het project en toekomstige projecten.
• Post- en e-mailverwerking: verwerken van inkomende en uitgaande documenten (digitaal en analoog) zodat wettelijke kaders worden nageleefd en juiste informatie tijdig beschikbaar is voor betrokkenen.
• Projectverantwoording: verzamelen en aanleveren van informatie ten behoeve van de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing.
• Beheer archief: beheren van digitale en analoge archieven, ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata en zorgen dat juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten.
• Coachen en instrueren: coachen en instrueren van projectmedewerkers over DIM-taken en verantwoordelijkheden.
• Documentaire informatie-uitwisseling: faciliteren en controleren van uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
• Overdracht archief: gereedmaken van het digitale en papieren archief voor overdracht van Documentbeheer.
• Autorisatiematrix en toegangsbeheer: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Standaardweergaven en zoekvragen: maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het documentmanagementsysteem.
• Beheer en onderhoud documenten: actueel houden, verplaatsen van documenten en (sub)dossiers.
• Storings- en verbetermeldingen: melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseren van verbetervoorstellen als functionele wensen.
• Kwaliteitscontrole en evaluatie: periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.
• Verbeteradvies en plannen: uitbrengen van SMART-advies en opstellen van een programmaplan of verbeterplan voor DIM.
• Adviesverlening: gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen op basis van analyses en gesprekken.

Vereisten

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Vermogen zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met MS Office en SharePoint.

Competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Analyserend vermogen
• Nauwkeurig werken
• Goede luistervaardigheid (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Plannen en organiseren
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages, didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden)
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid en initiatief

Werklocatie

Kantoor Arnhem, Eusebiusbuitensingel, gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Eisen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint
• De mate van het voldoen aam de genoemde competenties

Competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare
  oplossingen)
• Analyseren/analytisch vermogen (verbanden kunnen leggen)
• Nauwkeurig werken

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.