Project Management Ondersteuner (PMO)

In het kort: Je gaat project- en portfoliomanagement ondersteunen, processen en governance bewaken, besluitvorming voorbereiden, rapportages en dashboards verzorgen en kwaliteitsbeleid en -controles organiseren binnen een IT- en beveiligingsomgeving.

Opdrachtomschrijving

De PMO Officer ondersteunt het project- en portfoliomanagement binnen Defensie door structuur, overzicht en voorspelbaarheid te creëren rondom projecten, changes en programma’s. De PMO zorgt voor eenduidige werkwijzen, betrouwbare rapportages en ondersteunt projectmanagers en stakeholders bij het realiseren van operationele en strategische doelstellingen.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

1. Project- & portfoliosturing

• Ondersteunen van projectmanagers bij het beheersen van projecten binnen scope, planning, capaciteit, risico’s en afhankelijkheden.
• Bewaken van de voortgang van projecten en initiatieven binnen het portfolio.
• Bijhouden van het totaaloverzicht van lopende projecten, changes en activiteiten.
• Signaleren van afwijkingen en escaleren richting projectleiding of portfoliomanagement.
• Ondersteunen bij prioritering en capaciteitsvraagstukken.

1. Governance & processen

• Bewaken van de naleving van projectmanagementprocessen en werkwijzen.
• Ondersteunen bij het voorbereiden van besluitvorming voor overlegstructuren zoals stuurgroepen, VTB’s en portfolioreviews.
• Voorbereiden van agenda’s, besluitpunten en actieoverzichten.
• Bijhouden van besluitvorming, acties en opvolging.

1. Rapportage & dashboards

• Verzorgen van periodieke project- en portfoliorapportages.
• Consolideren van informatie vanuit projectmanagers, Product Specialisten, technische teams en stakeholders.
• Ondersteunen bij het opstellen van maandrapportages en managementupdates.
• Stel het ICT-kwaliteitsbeleid op en zet het in.
• Organiseer en geef kwaliteitstraining.
• ICT-managers voorzien van kwaliteitsindicatoren.
• Voer kwaliteitscontroles uit.
• Klanttevredenheidsenquêtes organiseren.
• Projectteamleden helpen bij het opstellen en uitvoeren van projectkwaliteitsplannen.

Achtergrond opdracht

De afdeling Generieke IT en Infrastructuur (GIT&Infra) is verantwoordelijk voor het leveren van advies, diensten, systemen en applicaties voor de generieke informatietechnologie, in het bijzonder voor de business capability Infrastructuur en generieke IT. De afdeling is verantwoordelijk voor de realisatie en instandhouding van de defensiebrede IT-infrastructuur. De primaire doelstelling van de afdeling GIT&Infra is zorg te dragen voor Business IT Alignement in het generieke IT-domein en de lifecycle van alle IT-infrastructuur voor de generieke IV/ICT-producten uit te voeren. Dit geldt voor zowel standaard als maatwerk IV/ICT-producten en aan klanten conform de afgesproken criteria tijd, geld en kwaliteit. De afdeling GIT&Infra geeft hiermee invulling aan een samenhangende generieke IT en borgt hiermee een generieke informatiehuishouding die aansluit op de bedrijfsvoering van Defensie, welke de gebruiker in staat stelt om optimaal gebruik te maken van de verschillende IV-faciliteiten.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de sectie Beveiliging. De Sectie Beveiliging garandeert de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens van Defensie en haar ketenpartners zodat alleen zij altijd en overal kunnen werken met hun gegevens. Daarmee levert de Sectie Beveiliging een wezenlijke bijdrage aan de reactiesnelheid en de slagkracht van Defensie en haar ketenpartners.

Werkzaamheden vinden plaats binnen de sectie Beveiliging in Maasland. In onze organisatie werken wij op een hybride manier (deels op locatie en deels vanuit huis). Kandidaat is bereid om structureel tenminste 50% van de tijd te werken vanaf kantoorlocatie Maasland (4 dagen per week)