Secretaresse (24-32 uur)

Startdatum: zsm
Duur: 3 maanden met kans op verlenging
Uren: 24-32
Functieschaal: 7
Senioriteit: senior
Thuiswerken: nee
Let op:

• Lever geen cv's aan met NAW gegevens van kandidaten, met tarieven of contactgegevens van accountmanagers.
• Zzp niet mogelijk.
• Alleen reageren met een correcte, passende beschikbaarheid.

LET OP! In 2027 wordt de nieuwe wet WTTA actief. Dus houd er nu al rekening mee dat jullie voldoen aan de WTTA in 2027 om aangehaakt te blijven als leverancier bij de Inhuurdesk Noord-Brabant.

'In verband met de AVG verzoeken wij om enkel de voornaam, eerste letter van de achternaam en een globale indicatie van de woonomgeving van kandidaten te vermelden op het profiel. Wij verzoeken leveranciers geen aanvullende persoonlijke gegevens te delen zonder expliciete toestemming van de kandidaat. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van deze toestemming ligt bij de leverancier. Voor meer informatie verwijzen wij je naar onze privacyverklaring.'
----------------------------------------------------------------------------

Secretarieel medewerker
24-32 uur per week | Eindhoven

Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega’s die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je.

Jij zorgt dat het soepel loopt

Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma’s. Daarbij heb je regelmatig contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.

Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.

Dit ga je doen

• Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.
• Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten.
• Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
• Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
• Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder.
• Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.

Dit breng jij mee
Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen. Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk.

Daarnaast:

• kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken;
• leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder;
• werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen;

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.