Administratief Medewerker Den Bosch

In het kort: Je gaat administratieve aanvragen voor maatwerkzorg verwerken, controleren en completeren, ontbrekende informatie opvragen, voortgang bewaken en nauw samenwerken met gemeenten, zorgorganisaties en collega’s binnen het inkoop- en contractbeheerteam.

Voor de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) van gemeente ’s-Hertogenbosch zoeken we een administratief medewerker die zich richt op een specifiek administratief proces rondom de inzet van zorg.

RIOZ is onderdeel van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch en verzorgt namens verschillende gemeenten in de regio de inkoop van specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen. Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement voor de ingekochte zorg. Binnen RIOZ werken onder andere accountmanagers, contractbeheerders, adviseurs en ondersteunende medewerkers met elkaar samen.

In deze functie werk je binnen een klein team van contractbeheerders en administratief medewerkers. Je werkt veel samen met de accountmanagers van RIOZ en hebt regelmatig contact met gemeenten en zorgorganisaties.

Wat ga je doen? Binnen de reguliere contracten van RIOZ kan veel zorg rechtstreeks worden ingezet. Soms ontstaat er echter een situatie waarin een gemeente specifieke hulp wil inzetten die niet binnen de bestaande contractafspraken past. In zo’n geval is aanvullend maatwerk nodig.

Jij ondersteunt het administratieve proces rondom deze aanvragen en zorgt ervoor dat iedere aanvraag volledig en correct kan worden opgepakt.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en verwerken van binnenkomende aanvragen via de digitale postbus;
• Controleren of aanvragen volledig zijn en alle benodigde informatie bevatten;
• Signaleren welke informatie of documenten nog ontbreken;
• Opvragen van aanvullende gegevens bij gemeenten en andere betrokken organisaties;
• Administratief voorbereiden en compleet maken van aanvragen;
• Zorgen dat complete aanvragen op de juiste manier worden doorgezet voor de verdere behandeling en het opvragen of verwerken van offertes;
• Bewaken van de voortgang van lopende aanvragen;
• Contact onderhouden met gemeenten, zorgorganisaties, accountmanagers en andere collega’s binnen RIOZ;
• Zorgvuldig vastleggen en verwerken van informatie binnen het administratieve proces.

Hoewel je volgens een duidelijk werkproces werkt, is niet iedere aanvraag hetzelfde. Juist omdat het om situaties gaat die buiten de reguliere contractering vallen, vraagt het werk om nauwkeurigheid, flexibiliteit en het vermogen om per aanvraag te bekijken wat er nog nodig is.

Je staat er daarbij niet alleen voor. Er is binnen het team nog een collega die zich met hetzelfde proces bezighoudt, waardoor jullie met elkaar kunnen afstemmen en sparren over aanvragen.