Procesondersteuner/ Managementassistent
- Plaats
- Nieuwegein, Utrecht
- Duur
- -8 maanden (exclusief verlenging)
- Reageren tot
- 29 september 2026
- Opdrachtgever
- Gemeente Nieuwegein
Kies je bemiddelaar
De Transparante Broker
- Wie betaalt de fee
- opdrachtgever betaalt
- Tarief bij deze opdracht
- €82,25 per uur na fee
- Beoordelingen
- 36 beoordelingen
Omschrijving
In het kort: Je gaat het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling ondersteunen met complex agendebeheer, vergader- en mailboxbeheer, verslaglegging, organiseren van bijeenkomsten en diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.
Organisatie Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Opdracht Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.
Werkzaamheden De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner. In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
- Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
- Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
- Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
- Beheer van de gezamenlijke mailbox;
- Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
- Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
- Meedenken over procesverbeteringen;
- Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
- Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
- Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
- Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
- Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
- Postbeheer.
Locatie
Utrecht