Verandermanager Examencommissies

In het kort: Je gaat als verandermanager een lopend project rond examencommissieverzoeken aanscherpen, de onderzoeksfase structureren, criteria en eindresultaat concretiseren, belangen overbruggen en het projectteam en stakeholders in een complexe omgeving begeleiden. Opdrachtomschrijving Binnen het cluster Studieregie werk je als verandermanager aan het project Examencommissieverzoeken, onderdeel van een breder project Studieplan gericht op verbetering van onderwijslogistieke processen. De wijze waarop verzoeken aan examencommissies worden ingediend, behandeld, verwerkt en gearchiveerd verschilt momenteel sterk per faculteit en opleiding. Er worden verschillende systemen gebruikt en delen van het proces verlopen handmatig. Dit leidt tot fouten, lange doorlooptijden, onduidelijkheid voor studenten en verschillen in behandeling. Daarnaast voldoen processen niet overal aan geldende wet- en regelgeving (zoals AVG en Archiefwet). Het project richt zich op het optimaliseren en standaardiseren van deze processen, met als doel een uniforme, transparante en efficiënte werkwijze voor studenten, examencommissies en ondersteunende teams. De huidige fase van het project vraagt echter eerst om verdere scherpstelling: wat is precies het beoogde eindresultaat, aan welke criteria moet dit voldoen en in hoeverre is standaardisatie over faculteiten heen haalbaar en wenselijk? Als verandermanager krijg je de opdracht om deze onderzoeksfase verder te structureren en te concretiseren. De rol ontstaat doordat er binnen het cluster momenteel onvoldoende capaciteit is om dit project te begeleiden. Je stapt in een lopend traject waarin al analyses en gesprekken hebben plaatsgevonden, maar waarin verdere concretisering van de opdracht noodzakelijk is om tot een gedragen en uitvoerbaar vervolg te komen. Verantwoordelijkheden – Aanscherpen en concretiseren van de projectopdracht en het beoogde eindresultaat. – Begeleiden van het proces bij het aanscherpen, concretiseren en formuleren van heldere criteria (proces en/of systeem). – Omgaan met en overbruggen van verschillen in belangen en werkwijzen tussen faculteiten. – Aansturen van het projectteam (o.a. projectmedewerker, business analist en vertegenwoordiging vanuit de organisatie). – Afstemmen met stakeholders, waaronder faculteiten, examencommissies en centrale diensten (zoals Juridische Zaken). – Verkennen van oplossingsrichtingen (één of meerdere systemen, aansluiting op bestaande applicaties zoals Studieplan. – Daar waar nodig, het in kaart brengen en analyseren van huidige processen, systemen en werkwijzen binnen faculteiten.