Interim Officemanager / Backoffice Medewerker

Voor onze opdrachtgever, een stichting actief in de technische sector en gevestigd in Woerden, zijn wij op zoek naar een zelfstandige Interim Office Manager / Backoffice Medewerker voor 28 - 40 uur per week. Start is zo snel mogelijk en deze opdracht zal minimaal 3 maanden duren (met grote kans op verlenging).

Wat je gaat doen

Sommige organisaties draaien op ingesleten processen en vaste structuren. Andere organisaties zijn volop in beweging en hebben iemand nodig die helpt om de basis verder op te bouwen. Voor die tweede omgeving zoeken we jou!

Voor een ambitieuze organisatie die sinds 2019 werkt aan een digitaal kwaliteitsregister voor de sector, zoeken we een Interim Officemanager / Backoffice Medewerker voor 28–32 uur per week. De organisatie wordt gefinancierd vanuit de sector en staat op een belangrijk keerpunt. De ambities zijn groot, de verwachtingen zijn hoog en er moet vooral veel gebeuren. Dat vraagt om goede mensen die zelfstandig aan de slag gaan en ervoor zorgen dat plannen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.

In deze generalistische rol ben je de spin in het web en ontzorg je collega's en management op allerlei vlakken. Je bent niet iemand die wacht tot er een taak wordt toegewezen, maar ziet zelf waar werk ligt, stelt de juiste vragen en pakt zaken zelfstandig op.

Je werkzaamheden lopen uiteen van office management en administratieve ondersteuning tot backofficewerkzaamheden en het verbeteren van interne processen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het beheren van mailboxen, agenda's, afspraken en interne communicatie.
• Het organiseren van facilitaire zaken en het onderhouden van contact met leveranciers.
• Het ondersteunen bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden, contracten en interne processen.
• Het beantwoorden en coördineren van vragen vanuit de backoffice en het ondersteunen van de dagelijkse dienstverlening.
• Het signaleren van knelpunten en het aandragen én realiseren van verbeteringen.
• Het ontzorgen van collega's en management door zaken naar je toe te trekken en ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt voortdurend tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en weet wanneer je zelf kunt doorpakken en wanneer je even moet afstemmen.

Wie ben jij

We zoeken vooral een ervaren professional die stevig in zijn of haar schoenen staat. Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en vindt het prettig om verantwoordelijkheid te nemen. Je hoeft niet precies te horen wat je moet doen; je ziet het werk liggen en komt zelf met oplossingen. Daarnaast:

• Beschik je over HBO werk- en denkniveau
• Ben je proactief en neem je gemakkelijk initiatief.
• Kun je snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten.
• Stel je de juiste vragen om snel tot de kern te komen.
• Ben je communicatief vaardig, toegankelijk en prettig in de samenwerking.
• Houd je overzicht, breng je structuur aan en zorg je dat zaken daadwerkelijk worden afgerond.
• Krijg je energie van een organisatie die volop in ontwikkeling is en waar nog niet alles vastligt.

Je bent een echte aanpakker, maar werkt ook zorgvuldig. Je begrijpt dat ontzorgen verder gaat dan alleen taken uitvoeren: je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt ervoor dat anderen op jou…

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.