Interim directiesecretaresse

Door de onverwachte tijdelijke uitval van een vaste medewerker zoeken we een interim-professional die snel kan instappen en de continuïteit binnen het directiesecretariaat waarborgt.

Je ondersteunt de directeur en het managementteam en hebt daarnaast een belangrijke rol in de ondersteuning van de voorzitter en het bestuur. Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en zorgt ervoor dat de verschillende secretariële en bestuurlijke processen soepel blijven verlopen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en bewaken van de agenda van de directeur.
• Plannen en coördineren van afspraken.
• Voorbereiden van MT-overleggen en verzamelen van agendapunten.
• Opstellen en voorbereiden van agenda's en bijbehorende stukken.
• Notuleren van MT-overleggen en bewaken van acties en gemaakte afspraken.
• Beheren van de agenda en afspraken van de voorzitter.
• Samen met de directeur en voorzitter voorbereiden van bestuursvergaderingen.
• Notuleren van bestuursvergaderingen en verzorgen van de verslaglegging.
• Bewaken van de opvolging van besluiten en afspraken.
• Verzorgen en bewaken van correspondentie en archivering van directie-, MT- en bestuursstukken.
• Oppakken van overige secretariële en administratieve werkzaamheden die binnen het directiesecretariaat nodig zijn.

De bestuursvergaderingen vinden doorgaans op dinsdagavond plaats. In november staan twee vergaderingen gepland, waarvan één fysiek en één digitaal. Daarna staat de eerstvolgende reguliere vergadering gepland voor januari. Incidenteel kan een extra vergadering worden ingepland.

Wie ben jij

Jij bent een ervaren Directiesecretaresse die gewend is om op directie-, MT- en bestuursniveau te ondersteunen. Je overziet snel wat er moet gebeuren, werkt zorgvuldig en zelfstandig en hoeft niet uitgebreid ingewerkt te worden om je rol te pakken.

Je bent organisatorisch sterk, denkt vooruit en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Een volle agenda, verschillende belangen en wijzigingen op het laatste moment brengen jou niet snel van je stuk. Je houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken, acties en stukken op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomen.

Omdat je ook het bestuur ondersteunt, voel je je thuis in een bestuurlijke omgeving. Je begrijpt dat zorgvuldigheid, discretie en gevoel voor verhoudingen daarin belangrijk zijn.

Verder:

• Heb je ruime ervaring binnen het directie- en/of bestuurssecretariaat.
• Beschik je over hbo werk- en denkniveau of vergelijkbare werkervaring.
• Heb je ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer.
• Ben je ervaren in het voorbereiden en notuleren van MT- en/of bestuursvergaderingen.
• Kun je zelfstandig acties en afspraken bewaken.
• Werk je gemakkelijk met Microsoft Office en bij voorkeur ook met SharePoint.
• Beheers je zowel de Nederlandse als Engelse taal goed.
• Ben je op korte termijn beschikbaar voor 20 tot 24 uur per week.
• Ben je beschikbaar op maandag en dinsdag en bij voorkeur ook op donderdag.
• Ben je flexibel om incidenteel in de avonduren een bestuursvergadering te ondersteunen.

Wat je krijgt

• Een opdracht voor in eerste instantie 3 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

• Een start zo spoedig mogelijk.

• Een inkooptarief van €65,- tot €70,- per uur incl. reiskosten en excl. btw, afhankelijk van kennis en ervaring.

• Een opdracht op locatie in Amsterdam, met mogelijkheden om werkzaamheden deels op afstand uit te voeren.

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.