Directiesecretaresse

Wil jij een belangrijke bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de grootste haven van Europa? Voor het Havenbedrijf Rotterdam zijn wij op zoek naar een Directiesecretaresse voor de afdeling Strategie & Portfolio. In deze rol ondersteun je de Executive Manager en zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden, planning en communicatie soepel verlopen.

Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waarin je veel contact hebt met interne collega's en externe stakeholders. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden, gevoel voor prioriteiten en proactieve ondersteuning kan de Executive Manager zich richten op de strategische vraagstukken die bijdragen aan de toekomst van de Rotterdamse haven.

Als Directiesecretaresse ondersteun je de Executive Manager op organisatorisch, administratief en communicatief vlak. Je zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen en bent een belangrijke schakel binnen de afdeling.

• Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager.
• Je plant complexe afspraken met interne en externe stakeholders.
• Je reserveert vergaderruimten en verzorgt de ontvangst en aanmelding van bezoekers.
• Je handelt correspondentie af.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt ervoor dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
• Je organiseert reizen en bijeenkomsten.
• Je verzorgt financieel-administratieve werkzaamheden.
• Je bewaakt de planning, stelt prioriteiten en ondersteunt bij het behalen van deadlines.