Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

In het kort: Je gaat het management en afdelingen ondersteunen met secretariële, administratieve en organisatorische taken, bewaakt processen, beheert agenda’s, vergaderingen, communicatiekanalen en draag je bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering.

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door het uitvoeren van secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering, zodat collega’s zich kunnen richten op hun primaire taken.

Als Medewerker Secretariaat houdt jij je bezig met de volgende drie hoofdgebieden:

Secretariaat en managementondersteuning

• Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering.
• Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen.
• Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen.
• Ondersteunen van management en afdelingen.

Administratieve ondersteuning

• Beheren en archiveren van documenten en dossiers.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail.
• Opstellen van correspondentie en administratieve documenten.
• Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen.
• Registreren en verstrekken van gegevens.

Procesbewaking en organisatorische ondersteuning

• Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen.
• Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen.
• Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer.
• Verrichten van representatieve en facilitaire taken.
• Bijdragen aan onboarding en interne communicatie.