Documentalist -Oost-Nederland RvdR 2.0 Gelderse Poort

Voor Rijkswaterstaat in Arnhem zijn wij op zoek naar een Documentalist. 8 uur per week, mogelijk uitbreiding in latere fase van project. Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat. Het werk is onder te verdelen in de volgende aspecten: Inventariseren en inrichten van het projectarchief Uitvoering Evaluatie Verbetering Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. het project Gelderse Poort. Het project bestaat uit ca. 15 personen en wordt aangestuurd door de Projectmanager.

Onder het RvdR 2.0 Programma vallen, op dit moment, een aantal projecten waarvan de Gelderse Poort er één is. Deze moet gearchiveerd worden in CONNECT. Op dit moment vindt de archivering plaats op een SharePoint van de Provincie en op de P:/schijf. Het Programma RvdR 2.0 is ontwikkeling en mogelijk komen er op een later moment meerdere RvdR 2.0 projecten bij. Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het project en de latere nog te starten projecten. Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het Documentbeheer. Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.

Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM, zodat het Documentbeheer leidt tot een goed, geordend archief, dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWS-beleid. Het opstellen van een programmaplan en/of, indien nodig, van een verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement. Het doel van het plan is het planmatig, effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het Documentbeheer en de archiefvorming voorkomen, zodat een goed, geordend archief bereikt wordt. Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collega’s maar ook hoe we de collega’s ‘aangehaakt’ houden.

Een projectarchief dat actueel, betrouwbaar en compleet is en welke conform de eisen van RWS wordt onderhouden. Dit houdt in: Een ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). Het opstellen van actuele middelen voor het Documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur). De documentalist werkt zelfstandig en valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing van het project. De MPB van het Programma kan deze taak, indien nodig, delegeren naar één van de andere MPB binnen het Programma. De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van een resultaatverplichting.