Interim senior bestuursecretaresse

Voor een organisatie binnen de publieke sector zoeken wij een stevige en ervaren Interim Senior Bestuurssecretaresse die op korte termijn beschikbaar is voor 32 tot 36 uur per week. Je ondersteunt een bestuurder op hoog niveau, neemt zelfstandig regie over complexe agenda's en bestuurlijke activiteiten en zorgt voor rust, structuur en overzicht. De opdracht heeft een initiële duur van zes maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

Wat je gaat doen

Als Interim Senior Bestuurssecretaresse ben jij de rechterhand van een bestuurder en zorg je ervoor dat deze optimaal wordt ondersteund en voorbereid. Je komt terecht in een omgeving waarin veel speelt en waar behoefte is aan iemand die direct zelfstandig de regie kan nemen.

Je bent niet alleen verantwoordelijk voor het dagelijkse agendabeheer, maar bewaakt ook de samenhang tussen bestuurlijke afspraken, representatieve verplichtingen, communicatie en organisatorische werkzaamheden.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Zelfstandig beheren en coördineren van een complexe bestuurlijke agenda.
• Voorbereiden, organiseren en afstemmen van bestuurlijke afspraken en bijeenkomsten.
• Coördineren van kabinetszaken, representatieve verplichtingen en ceremoniële activiteiten.
• Organiseren en begeleiden van officiële ontvangsten, evenementen en bijzondere gelegenheden.
• Bewaken van deadlines, actiepunten, prioriteiten en gemaakte afspraken.
• Afstemmen met interne en externe stakeholders en zorgen voor tijdige en zorgvuldige communicatie.
• Proactief adviseren over planning, prioriteiten en organisatorische vraagstukken.
• Signaleren van knelpunten en zelfstandig aandragen en realiseren van praktische oplossingen.
• Waar mogelijk bijdragen aan het verbeteren en efficiënter inrichten van bestaande werkprocessen.
• Vanuit jouw ervaring bijdragen aan een professionele en gestructureerde werkwijze binnen het secretariaat.

Je bent iemand die vooruitkijkt, zaken signaleert voordat ze urgent worden en ervoor zorgt dat de bestuurder zich volledig kan richten op diens verantwoordelijkheden.

Wie ben jij

Jij bent een ervaren bestuurssecretaresse die het vak door en door begrijpt en weinig uitleg nodig heeft. Je hebt ruime ervaring met het ondersteunen van bestuurders of directieleden, bij voorkeur binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Je weet hoe bestuurlijke verhoudingen werken, kunt snel schakelen en voelt feilloos aan wat er op welk moment nodig is.

Je bent vriendelijk, toegankelijk en dienstverlenend, maar tegelijkertijd stevig, daadkrachtig en duidelijk. Je wacht niet af, maar neemt initiatief, stelt prioriteiten en komt zelfstandig met oplossingen en adviezen. Je bent iemand die liever zegt: "Ik heb het alvast voor je geregeld" dan dat je bij iedere stap om bevestiging vraagt.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je beschikt over ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of senior bestuursondersteuner.
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een gemeente of andere politiek-bestuurlijke organisatie.
• Je bent bestuurlijk sensitief en weet professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie en uiteenlopende belangen.
• Je bent organisatorisch sterk, stressbestendig en behoudt overzicht in complexe situaties.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer, bestuurlijke afspraken en representatieve werkzaamheden.
• Je bent proactief, zelfstandig en durft op een tactvolle manier tegengas te geven.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen. Ervaring met Microsoft Teams en iBabs is een pré.
• Je bent op korte termijn beschikbaar voor minimaal 32 uur per week, bij voorkeur 36 uur.

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.