Informatiebeheerder

Externe inhuur via O&P RIJK | Team Tijdelijk Werk voor het Ministerie van Financiën, DG Herstel, Bureau Stafondersteuning.

Het project richt zich op het op orde brengen van de informatiehuishouding binnen DG Herstel en de samenwerkingspartners.

Bij DG Herstel Toeslagen ondersteun je de informatiemanager en projectleider informatiehuishouding bij het aanbrengen van structuur in de documentstromen en het borgen van een robuuste informatiehuishouding. In deze functie draag je bij aan het opzetten en onderhouden van een centrale, gestructureerde archiefomgeving, zodat alle documenten op een uniforme, conforme en duurzame wijze worden beheerd.

De functie betreft een inzet van 32 tot 36 uur per week.

• Inrichten en beheren van een centrale archiefomgeving volgens vastgestelde en indien nodig zelf ontwikkelde kaders en richtlijnen.
• Zorgen voor een systematische registratie, metadatering en correcte opslag van documenten, zodat deze altijd snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
• Periodiek zorgdragen voor de archivering van documenten uit samenwerkingsruimten in het archiefsysteem Digidoc en andere vergelijkbare systemen.
• Bijhouden procesregistratie inclusief procesmetadata.
• Invoeren en uitvoeren van regelmatige kwaliteitscontroles, zodat de informatiehuishouding voldoet aan de eisen van de Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en andere relevante normen.
• Signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.
• Afstemmen met interne belanghebbenden zoals CDIO, CIO-Office en andere afdelingen en externe ketenpartners over de ordening, classificatie en overdracht van informatie.
• Ontwikkelen van maatwerkoplossingen die aansluiten op de tactische standaarden, maar ruimte bieden voor lokale aanpassingen.
• Ondersteunen van de organisatie bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren en continuïteit te waarborgen.
• Initiëren en begeleiden van trainingen en bewustwordingscampagnes op het gebied van informatiebeheer.
• Opzetten van een periodiek rapportagesysteem dat de status van de informatiehuishouding inzichtelijk maakt voor zowel interne als externe belanghebbenden.
• Actief bijdragen aan een feedbackmechanisme, zodat praktijkervaringen worden vertaald naar verbeteringen in de vastgestelde standaarden.

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over kennis van en minimaal 3 jaar werkervaring met informatiebeheer.

• Mate waarin de kandidaat kennis heeft van en ervaring heeft met informatiebeheer.
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met document management systemen en archivering.
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden, toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek.
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

• Communicatief sterk.
• Zelfstandig.
• Een echte verbinder die collega's weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak.
• Analytische en gestructureerde werkhouding.

Opdrachtgever is het Ministerie van Financiën, DG Herstel, Bureau Stafondersteuning.