Projectsecretaris GebiedsIHP - cluster MO

Opdrachtomschrijving

Rotterdam bouwt voor het eerst een gebiedsgericht Integraal Huisvestingsplan (GebiedsIHP) voor alle 14 gebieden. Als projectsecretaris ben je de organisatorische spil van dit traject. Je zorgt dat de planning klopt, sessies goed voorbereid zijn en alle betrokkenen aangehaakt blijven, van de eerste gebiedssessie tot en met de oplevering van het concept-GebiedsIHP.

Doel van de opdracht

Je ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces voor de 14 gebiedsprocessen. Je draagt bij aan een gestructureerde voortgang en aan de oplevering van het concept-GebiedsIHP.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van de integrale planning en bewaken van de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen.
• Tijdig signaleren van risico’s en adviseren van de opgavemanager over bijsturing.
• Beheren van de centrale actielijst en actief en positief opvolgen van acties bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen.
• Bevorderen van aanwezigheid bij de gebiedssessies en tijdig escaleren wanneer acties of deelname structureel achterblijven.
• Inhoudelijk voorbereiden van gebiedssessies, waaronder het tijdig verspreiden van werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten.
• Opstellen van samenvattingen met conclusies en vervolgacties na afloop van gebiedssessies.
• Bewaken dat de verwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP.
• Verzorgen van communicatie richting IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam.
• Opstellen van samenvattingen, notities en voortgangsberichten in afstemming met de opgavemanager.
• Organiseren en bewaken van structuur, overzicht en voortgang binnen projecten.
• Ondersteunen van de organisatie en inhoud van projecten en bijdragen aan het gericht sturen op projectresultaten.

Resultaat & Planning

Resultaat: Een gestructureerd en goed afgestemd proces voor de 14 gebiedsprocessen, met als resultaat de oplevering van het concept-GebiedsIHP.

• Procesfase: Van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept-GebiedsIHP.
• Verificatiegesprek: Kandidaten die hoog eindigen in de ranking kunnen worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek.
• Geschatte gespreksduur: 30 tot 60 minuten.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris of projectmedewerker binnen een gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar. Dit dient aantoonbaar in het cv te staan.
• Je hebt een cursus projectmanagement afgerond. Dit dient aantoonbaar in het cv te staan.
• Je bent integer, resultaatgericht, flexibel, stressbestendig en ondernemend.
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken.
• Je kunt zelfstandig samenvattingen, notities en voortgangsrapportages opstellen.
• Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt gevraagd en ongevraagd met passende oplossingen en adviezen.
• Je kunt omgaan met verschillende belangen, tegengestelde belangen en onverwachte situaties.
• Je kunt prioriteiten stellen en planmatig en secuur werken.
• De kandidaat wordt niet als zzp’er aangeboden. Ook inzet via een doorleenconstructie via een eigen bv of bureau is niet toegestaan. Een kandidaat die via een bureau wordt aangeboden, dient bij dat bureau in loondienst te zijn.
• De kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam. Dit betreft een knock-outeis.
• Er mag één kandidaat worden aangeboden.
• Er is uitsluitend detachering toegestaan.
• Het cv moet in het Nederlands zijn opgesteld en maximaal 5 enkelzijdige A4-pagina’s bevatten.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.