Interim Management Assistant Sales | Internationale Handelsorganisatie | 24–32 uur | Utrecht

Organisatie

Voor een internationaal opererend familiebedrijf in Utrecht zoeken wij voor tijdelijk / interim een ervaren Interim Management Assistant Sales voor 24–32 uur per week.
Deze succesvolle en ondernemende organisatie is al tientallen jaren actief in de verkoop, verhuur en dienstverlening van specialistische technische producten. .

Het bedrijf telt 14 medewerkers en heeft een uitstekende reputatie opgebouwd dankzij technische expertise, persoonlijke dienstverlening en langdurige klantrelaties. Aan actieve acquisitie doet de organisatie niet: de aanvragen komen vanzelf binnen via het bestaande netwerk en de sterke marktpositie.

De cultuur is informeel, no-nonsense en klantgericht. Er wordt hard gewerkt, snel geschakeld en de communicatielijnen zijn kort.
Vanwege de groeiende internationale activiteiten zoeken wij tijdelijke versterking voor de commerciële ondersteuning en managementondersteuning van CEO Sales.

PER DIRECT INTERIM MANAGEMENT ASSISTANT SALES VOOR DE CEO | INTERNATIONALE HANDELSORGANISATIE | START BEGIN NOVEMBER 2026 | MINIMAAL 3 MAANDEN | 24–32 UUR | UTRECHT

Technische productkennis is niet noodzakelijk. Ervaring met internationale orderverwerking en het snel eigen maken van ERP-software is belangrijker.

Functieomschrijving | Wat ga je doen?

In deze afwisselende interim-opdracht ben je de rechterhand van de algemeen/commercieel directeur en ondersteun je hem bij de dagelijkse internationale salesactiviteiten. De directeur onderhoudt de klantrelaties en ontvangt opdrachten uit verschillende Europese landen. Hij draagt de informatie en instructies mondeling en schriftelijk aan jou over. Jij zorgt vervolgens voor een zorgvuldige verwerking, tijdige opvolging en goede afstemming met alle betrokken partijen.
Er is nadrukkelijk geen sprake van koude acquisitie of actieve verkoop. De focus ligt op het professioneel en servicegericht verwerken en opvolgen van binnenkomende aanvragen en opdrachten en secretariële ondersteuning.

Commerciële, administratieve en secretariële ondersteuning

• Ondersteunen en ontzorgen van de algemeen/commercieel directeur bij internationale salesactiviteiten.
• Verwerken en opvolgen van internationale verkoop- en verhuuropdrachten in het ERP-systeem.
• Opstellen van opdrachtbevestigingen en opvragen van PO-nummers en aanvullende klantinformatie.
• Schakelen met internationale klanten, leveranciers, logistieke partners en collega's over opdrachten, leveringen en transport.
• Bewaken van de voortgang, signaleren van openstaande acties en zorgen voor een correcte administratieve verwerking ten behoeve van de facturatie.
• Snel en adequaat opvolgen van klantvragen en waarborgen van een uitstekende dienstverlening.

Structureren en optimaliseren van werkprocessen

• Gestructureerd overnemen en opvolgen van opdrachten van CEO tevens Sales Director.
• Aanbrengen van overzicht en structuur in de informatieoverdracht en administratieve opvolging, waaronder waar mogelijk mailboxmanagement.
• Signaleren van knelpunten in het proces van order tot aflevering en voorstellen doen voor praktische verbeteringen.
• In afstemming met de directeur en collega's verbeteringen implementeren, zoveel mogelijk aansluitend bij de bestaande werkwijze en bedrijfscultuur.

Functie eisen | Wat neem je mee?

• Wij zoeken een ervaren, zelfstandige interim professional met een commerciële en servicegerichte instelling, die snel overzicht creëert en gemakkelijk schakelt in een internationale omgeving.
• Ruime ervaring als Management Assistant Sales, Sales Support Professional, Customer Service Medewerker of in een vergelijkbare commerciële ondersteuningsfunctie.
• Bij voorkeur ervaring met het ondersteunen van een algemeen of commercieel directeur.
• Ervaring met commerciële orderverwerking in ERP software, administratief sterk en klantgericht.

… lees de volledige omschrijving bij The Office Managers.