DAS - Management ondersteuner OBP

In het kort: Je gaat afdelingshoofden ondersteunen door agenda’s en mailboxen te beheren, overleggen te organiseren, acties en deadlines te bewaken en documenten zorgvuldig te verwerken, archiveren en vindbaar te maken binnen de organisatie.

Met jouw ondersteuning zorg je dat de afdelingshoofden hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht in agenda’s, mailboxen en lopende afspraken en zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn. Je ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd, stemt af met collega’s en pakt praktische zaken zelfstandig op waar dat kan. Zo voorkom je dat werk blijft liggen en zorg je dat processen soepel verlopen. Je werkt zorgvuldig met informatie en systemen zoals MS Office en zorgt dat alles goed vindbaar en op orde is. Daarmee ben je een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van de afdelingen.

Werkzaamheden/Taken

• Beheren van agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Organiseren en praktisch voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.
• Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen en zorgen voor tijdige opvolging.
• Opstellen, verwerken, archiveren en vindbaar maken van documenten en correspondentie.
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten en zorgen dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.

Organisatie/Afdeling
Staf Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) bestaat uit ca. 200 mensen die zich bezighouden met een divers takenpaket zoals personeelszaken, huisvesting, interimpool, juridische zaken, privacy, beveiliging, veiligheid en arbo. De staf is opgedeeld in 7 afdelingen en per afdeling is een afdelingshoofd verantwoordelijk voor zijn/haar afdeling.

Standplaats en werken Standplaats: Bilthoven / Utrecht. Binnen de opdrachtgever geldt een kader voor hybride werken:

Leidinggevenden bepalen in overleg met de medewerkers in hun team wanneer ze naar kantoor komen.

Het werk wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen en werkinstructies van de opdrachtgever.

Beschrijving categorie ‘Management ondersteuners’
Dit betreft functies op het gebied van managementondersteuning, secretariële ondersteuning en persoonlijke ondersteuning (bijvoorbeeld personal assistent). Deze functies zullen altijd eerst worden uitgezet in de vigerende (raam)overeenkomsten op dit gebied. Wanneer de bestaande (raam)overeenkomsten niet hebben kunnen voorzien in de behoefte kunnen uitvragen binnen deze categorie worden uitgezet.

Verificatiegesprek Tijdens het Verificatiegesprek wordt geverifieerd of de kandidaat aan werk- / opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties voldoet. Op basis van de uitkomst van dit gesprek vindt gunning van de opdracht plaats. Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat niet aan één of meer eisen wordt voldaan, zal dit leiden tot het alsnog uitsluiten van de inschrijving.

Overige context opdracht Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) Toegelaten partij ten behoeve van de inhuur van een Management ondersteuner OBP. Deze aanvraag wordt uitgezet conform de leidraad van 21 december 2023 en bijbehorende Nota van Inlichtingen betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel. In deze Offerteaanvraag wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen.

… lees de volledige omschrijving bij OverheidZZP.