Analist Archivering

Wat ga je doen?

Binnen Windesheim wordt de archiefapplicatie (Decos-JOIN) in de praktijk niet alleen gebruikt voor archivering, maar ook als operationeel systeem voor dagelijkse werkzaamheden en processen. Hierdoor staan er veel documenten in JOIN die daar niet in thuishoren. Daarnaast worden documenten en gegevens die wel thuishoren in de archiefomgeving beperkt tot nauwelijks opgeschoond.
Om de archiefvoorziening beheersbaar en toekomstbestendig te houden, is een gerichte aanpak nodig voor zowel opschoning als het terugdringen van oneigenlijk gebruik van de applicatie. Ook wordt hiermee beter voldaan aan naleving van wet- en regelgeving, beperking opslagkosten, verbeteren vindbaarheid van informatie en vermindering impact van mogelijke datalekken.
Windesheim wil graag de volgende doelen bereiken:

1. Structureel opschonen van JOIN
2. Beter gebruik van JOIN als archiefapplicatie realiseren d.m.v. een gebruikersanalyse
3. Implementeren van archiefbeleid

Ten behoeve van doel 2 wordt deze inhuuraanvraag uitgezet.

Opdracht omschrijving:
Breng het huidige gebruik van JOIN in kaart, analyseer in hoeverre dit gebruik aansluit bij de rol van JOIN als archiefsysteem en formuleer, in overleg met IVT, concrete maatregelen om oneigenlijk gebruik af te bouwen en waar nodig passende alternatieven te implementeren.

Wat zoeken we?

Aantoonbare kennis van:
o Archiefwetgeving (o.a. Archiefwet, AVG)
o Digitale archivering en lifecycle management
o Archiefsystemen, bij voorkeur Decos JOIN of vergelijkbaar DMS
Ervaring met:
o Gebruikersanalyses en procesanalyses
o Opschonings- en migratietrajecten van data/documenten
o Implementatie of verbetering van archiefbeleid
o Complexe organisaties (bij voorkeur onderwijs of overheid)
o Het terugdringen van oneigenlijk systeemgebruik
o Het opstellen van implementeerbare maatregelen (niet alleen analyse)