Recordmanagementapplicatie consultant

Opdrachtgever

Het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) / agentschap aCBG (onder VWS) beoordeelt en bewaakt de werkzaamheid en veiligheid van geneesmiddelen en nieuwe voedingsmiddelen. Als onafhankelijke autoriteit reguleert het CBG kwaliteit, werking en veiligheid en stimuleert het juiste gebruik door de juiste patiënt. Het aCBG werkt nauw samen met patiënten, artsen, apothekers en wetenschappers en opereert op Nederlands en Europees niveau. De organisatie heeft haar infrastructuurbeheer uitbesteed en is daardoor afhankelijk van een externe beheerpartij. Voor records management wordt een pilot uitgevoerd om processen en tooling (Microsoft 365 + Purview) in te richten.

Projectsamenvatting

Het aCBG start een pilot om Records Management-processen en een Recordmanagementapplicatie (RMA) binnen Microsoft 365 in te richten.
Scope: Exchange Online en SharePoint Online gecombineerd met Azure Purview-modules Data lifecycle management en Records management.
Doel: processen, architectuur en een werkende technische inrichting realiseren zodat voldaan wordt aan Archiefwet en e-mailarchiveringsverplichtingen.
Team: projectleider, CIO-adviseur, informatiebeheerspecialisten, information architect, informatiemanager, functioneel beheerder en een infrastructuur engineer (leverancier).
Deadline: voor het eind van het jaar moet in ieder geval e-mailarchivering ingericht zijn voor de pilot.

Opdrachtomschrijving

De consultant overbrugt wetgeving, IV-organisatie en eindgebruikers en werkt zowel beleidsmatig als technisch met Microsoft Purview, Exchange en SharePoint. Kernactiviteiten: leiden van workshops voor definities en rollen; vertalen van Archiefwet-eisen naar begrijpelijke werkprocessen; ontwerpen van doelarchitectuur Records Management binnen Microsoft 365; functionele configuratie, testen en uitrol van de pilot in Purview (retentielabels, documentensets); meedenken over provisioning voor SharePoint teamsites; en uitvoeren van structurele kennisoverdracht aan het team.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau minimaal.
• Aantoonbare ervaring met inrichten van e-mailarchivering binnen overheidsinstellingen.
• Diepgaande, aantoonbare ervaring met Microsoft Purview: Data Governance, Data Lifecycle en specifiek Records Management.
• Grondige kennis van SharePoint Online-architectuur (sites, bibliotheken, content types, metadata) en integratie met Purview.
• Basiskennis van de Archiefwet en standaarden voor duurzame toegankelijkheid (bijv. MDTO of DUTO).
• Ervaring met opstellen van RM-doelarchitecturen en toetsen van compliance-eisen op applicatieniveau.
• Sterke didactische vaardigheden: kan kennis duurzaam overdragen en medewerkers opleiden.
• Ervaring met functionele configuratie, testen en uitrollen van pilot-applicaties; bekend met retentielabels en documentensets.
• Communicatief sterk: kan workshops leiden en wettelijke eisen vertalen naar dagelijkse praktijk voor verschillende stakeholders.
• Bereid en in staat om samen te werken met externe infrastructuurleverancier en het interne multidisciplinaire team.

Praktische gegevens

• Locatie: Utrecht.
• Organisatie: (a)CBG / Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
• Functie: Recordmanagementapplicatie consultant ICT.
• Resultaatverwachting pilot: minimaal werkende e-mailarchivering voor eind van het jaar.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten behoeve van (e-mail)archivering.

Wensen

… lees de volledige omschrijving bij De Transparante Broker.