Projectondersteuner

Opdrachtomschrijving

Ter ondersteuning van de projectorganisatie is er behoefte aan een projectondersteuner die organisatorisch valt binnen het team projectbeheersing. Je wordt breed ingezet en ondersteunt de verschillende disciplines binnen het project. De specifieke taken die daarbij worden voorzien zijn als volgt:

• Projectmanagement
  • Bewaken acties bij de verschillende actiehouders
  • Organiseren en faciliteren project overleggen en -evenementen
  • Organiseren sociale teamactiviteiten
  • Agendabeheer
  • Beheer vakantieplanning
• Projectbeheersing
  • Doen van voorstellen voor proces optimalisaties
  • Agendabeheer
  • Digitale postverwerking (HPERM)
  • Organiseren Vergaderingen/evenementen
  • On-/outboarding nieuwe medewerkers
  • Accountbeheer P-schijf, Connect, Outlook-groepen
  • Opstellen/actueel houden diverse projectoverzichten; smoelenboek, organogram, connect favorieten, autorisaties
  • Genereren actielijsten uit woningdatabase ISIS en versturen aan betrokken IPM leden
  • Aanmaken projectmappen in Connect (PB en OM)
  • Samenstellen deelopdrachten (DOP) en projectovereenkomsten (POK)
  • Monitoring totstandkoming DOP/POK
  • Verzorgen ondertekening documenten bv DOP/POK
  • Verzorgen en monitoring melding storingen bij KCC-RWS
  • Controle woningdossiers voor afsluiting projecten
  • Actueel houden werkinstructies en procedures m.b.t. eigen werkzaamheden
• Omgevingsmanagement
  • Verwerken inkomende en uitgaande post
  • Archiveren basisgegevens DOP’s / POK’s
  • Aanmaken woningdossiers P-schijf
  • Ondersteuning bij verzenden en archivering mailings en post
• Technisch management
  • Verwerken van gegevens uit akoestische rapportages tbv importeren in ISIS
  • Verwerken inkomende en uitgaande post
• Contractmanagement
  • Verwerken inkomende en uitgaande post
  • Afstemming met opdrachtnemers mbt correct aanleveren producten/documenten
  • Producten opdrachtnemers downloaden en opslaan in juiste woningdossiers, registreren in ISIS en informeren TM

Meest essentiële competenties

• MBO+ niveau aantoonbaar door een afgeronde MBO opleiding met o Minimaal vijf jaar werkervaring als afdelings-/projectondersteuner; o Minimaal drie jaar ervaring als projectondersteuner in een multidisciplinair projectteam.
• Microsoft Office 2016 (met name Word, Excel, Sharepoint en Powerpoint) heeft voor jou geen geheimen.

Over de klant: Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Werklocatie: Surinamepad 90 te Haarlem