Bestuurssecretaresse Maassluis

In het kort: Je gaat bestuurders ondersteunen met complex agendabeheer, vergadervoorbereiding, correspondentie en organisatie van bijeenkomsten, fungeert als eerste aanspreekpunt en zorgt voor soepele, professionele en discrete bestuurlijke ondersteuning. Wie zijn wij Gemeente Maassluis, een stad met 37.000 inwoners waar geschiedenis en scheepvaart samenkomen met nieuwe ideeën. Je komt terecht in een organisatie vol met trotse mensen, een plek waar we samen het verschil maken. Met bijna 300 medewerkers werken wij onder het motto: “Samen zijn wij Maassluis: Investeren in een duurzame toekomst”. Opdracht Voor het cluster Concernstaf zoeken wij een enthousiaste bestuurssecretaresse die het team komt versterken. In deze afwisselende functie ondersteun je onze bestuurders en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Met jouw scherpe blik, dienstverlenende instelling en gevoel voor samenwerking maak jij iedere dag het verschil. Houd je ervan om overzicht te houden, agenda’s te beheren en administratieve werkzaamheden nauwkeurig uit te voeren? Wat ga je doen? Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare ondersteuner van één of meerdere bestuurders. Je bent veelzijdig, flexibel en weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Samen met je collega’s vorm je een zelfsturend team dat zorgt voor een professionele en soepele ondersteuning van de bestuurders en hun portefeuille. Je houdt van afwisseling en gaat nieuwe uitdagingen graag aan. Daarbij weet je hoe belangrijk het is om vertrouwelijke informatie zorgvuldig en discreet te behandelen. Je ondersteunt en ontzorgt de bestuurder(s) onder andere door: – het beheren van complexe agenda’s en het plannen van afspraken; – het ontvangen van bezoekers en het beantwoorden van telefoontjes als eerste aanspreekpunt; – het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming; – het bewaken van een goede bereikbaarheid en het verwerken van post, e-mails en nieuwsberichten; – het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van facilitaire zaken. In deze functie heb je veel contact met collega’s, externe relaties en bestuurders. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw werk uitdagend en interessant. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag en vrijdag, overe dag(en) in overleg Is hybride werken mogelijk: Nee