Executive Assistant

In het kort: Je gaat de Executive Manager en afdeling Strategie & Portfolio ondersteunen met agendabeheer, correspondentie, vergader- en reisvoorbereiding en diverse financieel-administratieve taken, waarbij je continu prioriteiten stelt en schakelt tussen interne en externe stakeholders. Organisatieomschrijving: Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied. Functiebeschrijving: Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter de afdeling Strategie & Portfolio. Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager, waardoor hij in goede verbinding is met de medewerkers en stakeholders in de haven. Ook zorg je voor een geoliede agendaplanning waardoor deadlines en doelstellingen op tijd worden behaald, en hij zich kan focussen op de onderwerpen die aandacht nodig hebben. Je hebt een afwisselend takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continue de juiste prioriteiten weet te stellen. – Je maakt complexe afspraken met internen en externen – Je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers – Je beheert de mailbox en handelt correspondentie af – Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn – Je plant reizen en bijeenkomsten – Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden Uren en werkdagen: Werken op kantoor is de norm, daarbij hebben we de mogelijkheid om vanuit huis te werken. HBR streeft naar een 60/40 verdeling tussen werken op kantoor en vanuit huis. Werklocatie: World Port Center, Wilhelminakade 909 Rotterdam