Programma Managementassistent

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Programma Management Assistent.Wat kom je waarmaken?Secretariële werkzaamheden:Je beheert agenda's en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt);Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken;Je organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers);Je bereidt met de programmamanager/projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig;Je bewaakt follow-up en voortgang van afspraken.Administratieve werkzaamheden:Je organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega's daarin te ondersteunen;Je beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega's en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert;Je ondersteunt bij archivering van stukken, mails etc;Je doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen.Overig:Je houdt planningen bij en bewaakt de voortgang;Je levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager.