Projectmanager Nieuw Boekenmagazijn (NBM)

De KB Nationale Bibliotheek realiseert de komende jaren een nieuw geautomatiseerd boekmagazijn (NBM): een toekomstbestendige opslagvoorziening waarin miljoenen collectie-items duurzaam worden opgeslagen en beschikbaar blijven voor toekomstige generaties. De realisatie van het NBM is een complexe veranderopgave waarbij huisvesting, logistiek, collectiebeheer, ICT, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling nauw met elkaar samenhangen. Dit project is onderdeel van een omvangrijke huisvestingsoperatie, die georganiseerd is in het programma Huisvesting.

De opdracht betreft het integraal aansturen van het project Nieuw Boekmagazijn, waarbij de nadruk ligt op de organisatorische voorbereiding op de ingebruikname van het nieuwe magazijn. De projectmanager zorgt ervoor dat de organisatie, processen, systemen, governance en beheer tijdig gereed zijn voor een gecontroleerde ingebruikname.

De opdracht is tweeledig, enerzijds geeft de projectmanager leiding aan het projectteam, anderzijds is degene een volwaardig gesprekspartner voor Rijks Vastgoedbedrijf. De belangrijkste taken/verantwoordelijkheden voor deze opdracht liggen bij de huisvestingsprojecten en organisatieverandering.

De projectmanager:

• geeft integraal leiding aan het project Nieuw Boekmagazijn;
• stuurt de projectmanagers van de verschillende actielijnen functioneel aan;
• bewaakt de samenhang tussen de verschillende actielijnen;
• ontwikkelt en onderhoudt de integrale projectplanning;
• stuurt op GROTIK-aspecten (geld, risico, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit);
• bereidt besluitvorming voor richting opdrachtgever, programmamanagement en stuurgroep;
• rapporteert over voortgang, risico's, afhankelijkheden en besluitpunten;
• onderhoudt de relatie met interne stakeholders en externe partijen, waaronder het Rijksvastgoedbedrijf en leveranciers;
• coördineert de voorbereiding van nieuwe werkprocessen en de inrichting van de beheerorganisatie;
• begeleidt de organisatorische veranderingen die noodzakelijk zijn voor de ingebruikname van het nieuwe magazijn;
• zorgt voor een gecontroleerde overdracht van projectresultaten naar de beheerorganisatie.

De projectmanager legt verantwoording af aan de Programmamanager Huisvesting en werkt nauw samen met vertegenwoordigers van Collecties, IT, Bedrijfsvoering, Facilitair, Rijksvastgoedbedrijf en externe leveranciers.

Beoogd resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht is:

• een integraal bestuurbare projectorganisatie ingericht;
• een actuele integrale planning inclusief afhankelijkheden beschikbaar;
• de organisatorische voorbereiding op de ingebruikname van het Nieuw Boekmagazijn gerealiseerd;
• de besluitvorming tijdig voorbereid en ondersteund;
• de overdracht naar de beheerorganisatie voorbereid zodat ingebruikname beheerst kan plaatsvinden.

De KB Nationale Bibliotheek werkt aan de realisatie van een nieuw geautomatiseerd boekmagazijn ter vervanging van de huidige opslagvoorzieningen. Dit project vormt een essentieel onderdeel van het programma Huisvesting en de langetermijnstrategie voor het duurzaam beheren en beschikbaar houden van de nationale collectie.

Naast de realisatie van het gebouw vraagt het project om een omvangrijke organisatorische voorbereiding. Nieuwe logistieke processen, geautomatiseerde opslagsystemen, ICT-voorzieningen, beheerprocessen en samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen moeten integraal worden ontworpen, voorbereid en geïmplementeerd.

Binnen het Programma Huisvesting wordt daarom gezocht naar een ervaren projectmanager die de organisatorische implementatie van het Nieuw Boekmagazijn integraal aanstuurt en de verbinding legt tussen alle betrokken disciplines.