Programmasecretaris

Programmasecretaris – DJI

Voor het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zoeken we een Programmasecretaris voor de ondersteuning van het meerjarenplan van het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC).

Het SSC verzorgt binnen DJI en voor andere organisaties van het ministerie van Justitie en Veiligheid dienstverlening op het gebied van onder andere HRM, inkoop, financiën, rapportage en facilitaire dienstverlening. Het Inkoopuitvoeringscentrum verzorgt de inkoop voor DJI, het Nederlands Forensisch Instituut en de Immigratie- en Naturalisatiedienst.

Als programmasecretaris ben je regievoerder van het meerjarenplan. Je bewaakt de verbinding tussen de verschillende onderdelen van het plan en werkt hiervoor nauw samen met het MT van het IUC, projectleiders en medewerkers die betrokken zijn bij de projecten. Je zorgt voor structuur, houdt overzicht en borgt de vastlegging. Daarnaast vervul je een belangrijke rol bij het professionaliseren van project- en programmamanagement binnen de organisatie.

• Het opstellen en bijhouden van overzichten van lopende projecten en verbeterinitiatieven in FCC, het projectmanagementsysteem.
• Het bewaken van afhankelijkheden tussen projecten en het bevorderen van de onderlinge verbinding.
• Het in lijn brengen van de activiteiten van het IUC-programma met SSC-projecten en andere SSC-activiteiten.
• Het bewaken van de voortgang van het meerjarenplan door stuurinformatie en effectmetingen te verzamelen en periodieke voortgangsrapportages op te stellen.
• Het bewaken van deadlines.
• Het ontwikkelen en borgen van interne PMO-structuren, standaarden en methodologieën.
• Het optimaliseren van processen rondom project- en programmamanagement en bijdragen aan de implementatie en naleving van de werkwijze.
• Het organiseren van kennisdeling op het gebied van projectleiderschap, formats en werkwijzen.
• Het ondersteunen van het MT en projectgroepen door agenda's te verzorgen, vergaderingen te notuleren en actiepunten te bewaken.
• Het signaleren van knelpunten en proactief meedenken over oplossingen.
• Het verzorgen van een goede informatievoorziening.
• Het samen met de communicatieadviseur opstellen van een communicatieplan.
• Het actief informeren van stakeholders over activiteiten, voortgang en ontwikkelingen.
• Waar nodig optreden als projectleider van afgebakende deelprojecten.